Die vollständige Integration der Portalanwendung in die vorhandene SAP Landschaft der BGW Bielefeld ermöglicht eine effektive Vermarktung und Vermietung des Immobilienbestandes. Die im Vermietungsportal verwendeten Datensätze werden in Echtzeit aus dem SAP System gelesen. Es ist keine redundante Datenhaltung erforderlich und im Vermietungsprozess stehen stets aktuelle Daten zur Verfügung.

In dem Vermietungsportal können die Sachbearbeiter/-innen der BGW sowohl kunden- als auch wohnungszentriert nach passenden Objekten für Mietinteressenten oder passenden Mietinteressenten für freie Mietobjekte suchen. Die intuitive Benutzerführung folgt einer Roadmap, welche den Prozess abbildet und durch einen übersichtlichen Infobereich mit den wichtigsten Vorgangsdaten ergänzt wird.

Die Nutzung der SAP NetWeaver Portaltechnologie ermöglicht die problemlose Integration weiterer Datenquellen. Die Darstellung der herkömmlichen SAP Objektdaten kann so mit Bildern, Grundrissen, Umfeldinformationen etc. erweitert werden. Dies wird z.B. bei der automatischen Erstellung der PDF Exposés genutzt. Diese werden zur Laufzeit inklusive Grundriss und Foto des Mietobjekts in einem grafisch ansprechenden Layout erstellt.

Unter anderem bietet das Vermietungsportal:

• Suche nach freien Objekten für Mietinteressenten
• Suche nach Mietinteressenten für freie Objekte
• Grafisch anspruchsvolle Exposés im PDF Format
• Darstellung von Umfeldinformationen wie z.B. Schulen, Kindergärten etc. inkl. detaillierter Luftaufnahmen der angebotenen Objekte
• Darstellung der Hausgemeinschaft
• Komfortable Verwaltung der erstellten Angebote
• Unterstützung der teamorientierten Arbeitsweise durch flexible Notiz- und Terminfunktionalitäten zu den einzelnen Teilvorgängen
• Vollständige Integration in den SAP-Vermietungsprozess – die im Vermietungsportal erfassten Daten können direkt in Mietverträge umgewandelt werden

Durch die Nutzung des SAP NetWeaver Vermietungsportals konnten die Sachbearbeiter/-innen der BGW ihre bislang genutzten Microsoft Excel basierten Lösungen ersetzen. Allein im August wurden 730 Mietgesuche in dem Portal angelegt, aus denen 1400 Angebote erzeugt wurden.

Die Mietverträge werden mit der neuen Mietvertragsschnellerfassung angelegt. Dabei werden die im Portal erfassten Interessenten- und Objektdaten automatisch in den Mietvertrag übernommen, was zu einer enormen hohen Zeitersparnis führt.