Ausgangssituation
Seit 1999/2000 ist bei der BREBAU SAP R/3 als führendes ERP-System im Einsatz. Es werden die Module Immobilienwirtschaft (RE Classic), Technik (CS-PM), Finanzbuchhaltung (FI-CO) und Personalwirtschaft (HR) genutzt. Als letzte aktuelle SAP-Version benutzte die BREBAU das Release 4.6c.

Die SAP hat die Wartung für das Release 4.6c mit einem Enddatum versehen. Ebenso läuft in einem absehbaren Zeitraum die Wartung für die immobilienwirtschaftliche Anwendung RE Classic aus. Diese Vorgaben erforderten für die BREBAU einen Releasewechsel von 4.6c auf ERP 6.0 sowie eine Migration von RE Classic auf RE-FX. So stand die BREBAU in 2008 vor der Entscheidung, für diese Aufgabe einen geeigneten Dienstleister auszuwählen. Projektleiter Herr Schnautz: „Wichtig für die BREBAU war und ist es, endlich wieder ein System im Einsatz zu haben, was hinsichtlich Einsatz- und Kostenplanungen wieder einen längeren Betrachtungs- und Nutzungszeitraum zulässt. Bis zu dem Wechsel auf RE-FX konnten aus Abwägungsgründen nur zwingend notwendige Maßnahmen umgesetzt werden.“

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Herausforderung
Eine wichtige Anforderung für eine erfolgreiche Migration auf RE-FX war, dass Kernaufgaben, wie Vermietung, Verkauf und Instandhaltung unter RE-FX, mindestens so effizient abgebildet werden, wie in dem bis dato eingesetzten und optimierten SAP RE Classic.

Im Rahmen der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters für Releasewechsel und Migration zeigte die IMMOLOGIS GmbH im Hause der BREBAU die Besonderheiten von SAP RE-FX in Form einer Live-Demonstration. Der erste Teil der Präsentation umfasste den RE-FX Standard und es wurde klar, dass dieser allein den Anforderungen der BREBAU nicht gerecht wird. Im zweiten Teil der Präsentation wurde gezeigt, wie mit der IMMOLOGIS Ausprägung RE-FLEX vom Produktivstart an die neuen Möglichkeiten von SAP RE-FX optimal genutzt werden können.

Das intuitive Bedienkonzept in Kombination mit der prozessorientierten Vorkonfiguration überzeugten die BREBAU von der Effizienz des Systems. Des Weiteren ist durch den nutzerfreundlichen Aufbau eine hohe Akzeptanz der künftigen Anwender gewährleistet, welche ein unverzichtbares Kriterium für ein erfolgreiches Migrationsprojekt ist. Da RE-FLEX mit SAP-eigenen Technologien modifikationsfrei realisiert wurde, ist die Releasesicherheit für künftige SAP Updates gewährleistet.

Neben den Anforderungen an das SAP basierte System, war es für einen erfolgreichen Projektverlauf natürlich wichtig, dass die IMMOLOGIS GmbH der richtige Partner für das Projekt ist. Hierzu Herr Schnautz: „Für die BREBAU ist es essentiell einen Partner an der Seite zu wissen, der insbesondere das wohnungswirtschaftliche Spektrum abdeckt und darin auch Zukunft sieht. Weiterhin ist es von großem Vorteil, dass die IMMOLOGIS mit der BREBAU vergleichbare weitere Kunden hat, damit hier von der Entwicklungsseite Synergien genutzt werden.“

Bestandsaufnahme
Zu Projektbeginn wurde eine Bestandsaufnahme des bisherigen Systems und eine Analyse der vorhandenen Prozesse durchgeführt. Auf dieser Basis wurde das vorkonfigurierte System RE-FLEX abgestimmt. Kundeneigene Transaktionen und Auswertungen wurden in die Migration mit aufgenommen und an das RE-FX Release angepasst. Darüber hinaus wurden aus der Analyse weitere Zielvorstellungen an das neue System formuliert.

Projektziele

• Aufsetzen einer neuen Systemlandschaft
• Optimierung der Geschäftsprozesse durch RE-FLEX
• Bereinigung von Stammdaten und Buchungskreisen
• Partnerverdichtung
• Automatisierte Altdatenübernahme mit SAP Tools von ca. 7.000 Mieteinheiten
• Übernahme aller Bewegungsarten und Nebenkostenstrukturen
• Einrichtung virtueller Konten in Zusammenarbeit mit der Bremer Landesbank
• Abbildung der Instandhaltungsprozesse
• Umstellung der Korrespondenz auf Adobe Document Services
• Integration einer Word-Schnittstelle für weiteren Schriftverkehr
• Betreuung der Qualitätssicherung
• Integration des SAP NetWeaver Portals mit den Komponenten
  • SAP Business Warehouse
  • Interessentenverwaltung

Aufsetzen der neuen Systemlandschaft
In der Startphase des Projektes wurde das Sizing für die künftige Systemlandschaft festgelegt. Bisher arbeitete die BREBAU GmbH mit einer Zwei-System-Landschaft. Um zukünftig Erweiterungen intensiver in einer Produktivumgebung testen zu können, wurde in Abstimmung mit der IMMOLOGIS GmbH eine Drei-System-Landschaft aufgebaut die aus Entwicklungssystem, Qualitätssicherungssystem und Produktivsystem besteht. Die drei Systeme wurden mittels VMWare virtualisiert, um möglichst hohe Ausfallsicherheit zu gewährleisten.

Partnerverdichtung und Bereinigung von Stammdaten/Buchungskreisen
Im Bereich der Stammdaten wurden entscheidende Veränderungen vorgenommen. Natürliche Personen, die mehrere Mietverträge und zugleich mehrere Debitorenkonten hatten, wurden zu einem Geschäftspartner verdichtet. Ein weiteres Projektziel war die Vereinheitlichung der Strukturen zwischen der kaufmännischen Bewirtschaftung und der Instandhaltung. Während des Projektes wurden daher die Numeriken der technischen Plätze an die Numeriken der Immobilienobjekte angepasst. Um in beiden Bereichen dieselben Strukturen zu nutzen wurden innerhalb des RE die Baukörper eingeführt, sodass zukünftig neben den Hauseingängen auch die Gebäude im RE abgebildet werden. Aufgrund der Angleichung der Strukturen werden im System die technischen Plätze zukünftig automatisiert angelegt und erben die erforderlichen Informationen, wie die Adresse aus dem Immobilienobjekt. Weiter wurden Buchungskreise und Stamm- und Bewegungsdaten archiviert, die nicht mehr produktiv benötigt werden. Die bereinigten Daten sorgen dafür, dass das künftige produktive System mit einem konsistenten Datenbestand aufsetzt.

Einrichtung virtueller Kontonummern in Kooperation mit der Bremer Landesbank
In enger Zusammenarbeit mit der Bremer Landesbank wurden für alle Mieter sogenannte virtuelle Konten eingerichtet. Jeder Mietvertrag erhält eine individuelle virtuelle Kontonummer.

Sobald der Mieter unter Angabe der virtuellen Kontonummer eine Überweisung tätigt, wird beim Einlesen des elektronischen Kontoauszuges der Zahlungseingang automatisch auf dem Mietvertrag verbucht.

Korrespondenz – Adobe Document Services und integrierte Word-Schnittstelle
Da SAP im Release ECC 6.0 SAPscript nicht mehr zur Verfügung steht, wurde die Korrespondenz auf Adobe Document Services (PDF) umgestellt. Insbesondere für Massendrucke ist die Adobe Technologie eine Alternative, welche sich durch hohe Performance auszeichnet. Unter anderem wurden in der Projektlaufzeit die folgenden Formulare via Adobe Document Services umgesetzt:

• Mietvertrag
• Nebenkostenabrechnung
• Mahnungen
• Kündigungen, Kündigungsbestätigungen
• Mieterkontoauszüge
• Etc.

Der weitere Schriftverkehr wird über eine integrierte Word-Schnittstelle realisiert. Hier hat der Sachbearbeiter je nach Erfordernis Änderungsmöglichkeiten, die sich auf bestimmte Teile des Schreibens beschränken.

Die Wordkorrespondenz kann direkt aus der Anwendung im SAP System aufgerufen werden.

Automatisierte Altdatenübernahme
Die Datenübernahme aus dem Altsystem wurde mit folgenden Techniken durchgeführt:

• REMICL – Standardtool der SAP zur Migration von Daten in die neuen RE-FX Strukturen
• LSMW – für die Übernahme individueller Objekte und Daten
• Individualprogrammierung

Integration des SAP NetWeaver Portals
Neben dem Releasewechsel auf ECC 6.0 und der Migration auf RE-FX wurde im Zuge des Projekts das SAP NetWeaver Portal mit den Komponenten Interessentenverwaltung und Business Warehouse implementiert.

Interessentenverwaltung
Die portalbasierte Interessentenverwaltung wird zur Bestandsvermarktung und -vermietung eingesetzt. Notwendige Daten werden in Echtzeit aus dem SAP System eingelesen, sodass kein weiteres System zur Datenhaltung erforderlich ist und stets aktuelle Daten zur Verfügung stehen.

Die Darstellung der herkömmlichen SAP Objektdaten wird in der portalbasierten Interessentenverwaltung um Bilder, Grundrisse, Stadtpläne und Umfeld-Informationen erweitert. In enger Zusammenarbeit mit der Creditreform CEG wurde die Bonitätsauskunft mit automatischer Übergabe der Kundendaten integriert.

SAP Business Warehouse
Hier werden zu einem Stichtag alle zur Unternehmenssteuerung notwendigen Informationen bereitgestellt und zwar so, dass sowohl eine aggregierte Version dargestellt wird, als auch die Möglichkeit besteht, für die operative Arbeit und Planung Informationen zu gewinnen. RE-FLEX Business Warehouse stellt vom Start an Reports zur Verfügung, die insbesondere die gängigen wohnungswirtschaftlichen Kennzahlen enthalten.

Produktivstart
Die Produktivumstellung erfolgte in zwei aufeinanderfolgenden Schritten. Von Dienstag bis Freitag (23.06. – 26.06.09) wurde der Releasewechsel durchgeführt. Die Migration erfolgte im Anschluss von Freitag auf Samstag. Am Wochenende wurden der Releasewechsel und die Migration abgenommen. Für die BREBAU stand eine ausführliche und teils sehr detaillierte Abstimmung der Ergebnisse im Vordergrund, auch wenn es sich seitens der SAP um Standardschritte handeln sollte. Sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten wurden zwischen Alt- und Neu-System abgestimmt, insbesondere das Ergebnis der Sollstellung und der Einzugslauf. In einem zweiten Schritt wurden durch die KeyUser die Funktionalitäten geprüft, so dass der Produktivstart am 29.06.09 planmäßig erfolgte.

Projektergebnis
Von wesentlicher Bedeutung für die positive Beurteilung des Projektes aus Sicht der BREBAU sind die folgenden Punkte:

• Am Produktivwochenende konnte sowohl die Sollstellung als auch der Lastschrifteneinzug aus dem neuen System fehlerfrei ermittelt werden.
• Zum 30.06.09 wurden die operativen Kennzahlen bereits aus dem Business Intelligence-System bereitgestellt.
• Am 02.07.09 wurde der Lastschrifteneinzug terminkonform bei der Bank eingereicht.
• Am 06.07.09 konnten die ersten Zahlungseingänge über die virtuellen Kontonummern auf Mieterkonten festgestellt werden.
• Am 10.07.09 war der Halbjahresabschluss zum 30.06.09 in den Bewertungsbereichen Handelsrecht, Steuerrecht und IFRS fertig gestellt. Somit konnten die Konzernvorgaben der Norddeutsche Landesbank als Gesellschafter der BREBAU erfüllt werden.
• Am 10.07.09 wurde bereits eine Nebenkostenabrechnung (Betriebs- und Heizkosten) für eine große Wirtschaftseinheit aus dem neuen System erstellt.

Somit lässt sich festhalten, dass bereits innerhalb der ersten zehn produktiven Kalendertage wesentliche Schritte mit dem neuen System gegangen wurden und das Projekt als voller Erfolg zu verbuchen ist. Die Projektdauer betrug vier Monate, beginnend mit dem Kick-Off am 23.02.09 und endend mit der Pro­duktivsetzung am 29.06.09.

Der Einsatz des vorkonfigurierten Systems RE-FLEX ermöglichte eine Zeitersparnis während des gesamten Einführungsprojektes, da etwaige Anforderungen bereits in der Grundkonfiguration des Systems enthalten waren und Aufwände für Konzeption und Umsetzung entfielen. Im Zuge der Migration wurde RE-FLEX an die individuellen Bedürfnisse der BREBAU angepasst, sodass letztendlich ein auf die BREBAU abgestimmtes RE-FLEX entstanden ist.          Projektleiter Herr Schnautz: „Nach der erfolgreichen RE-FX Migration existiert nun für die BREBAU wieder Planungssicherheit. Ganz klar liegen die Vorteile in der zukünftigen zeitlichen Nutzung, so dass sich Erweiterungen, Änderungen oder AddOns wieder „lohnen“.“

Highlights

• Zuordnung von Zahlungseingängen via virtueller Kontonummer
• Voll integrierte Korrespondenz (Adobe Document Services und Word Schnittstelle)
• Operative Kennzahlen aus dem SAP Business Warehouse
• Komplette Nebenkostenabrechnung im neuen System
• Intuitive RE-FLEX Benutzeroberfläche
• Reduktion von Durchlaufzeiten und Prozesskosten im Tagesgeschäft durch prozessorientierte Vorkonfiguration
• Datenaufbereitung/Partnerverdichtung

Projektlaufzeit

Projektstart:
23.02.2009

Produktivstart:
29.06.2009

Projektleitung:
Björn Schnautz, Prokurist und Leiter Rechnungswesen/EDV der BREBAU GmbH
Jan Tresse, Geschäftsführer der IMMOLOGIS GmbH

Die BREBAU hat ihren Mietwohnungsbestand auf die Stadt Bremen konzentriert und verfügt über gut 7.000 Mietwohnungen. Damit ist die BREBAU mit ihrer über 70-jährigen Tradition die zweitgrößte Wohnungsbaugesellschaft in Bremen. Das Wohnungsangebot bietet in 18 Stadtteilen Bremens für jeden Geschmack und Geldbeutel das passende Objekt. Neben der Vermietung bietet die BREBAU Eigentumswohnungen und qualitätsvolle Reihenhäuser in guter Lage zum Kauf an. Das Angebot reicht dabei von Reihenhäusern im Landhausstil mit einem herrlichen Klinkerstein bis zum verputzten Reihenhaus mit fröhlich stimmendem gelben Farbton. Weitere Informationen zur BREBAU GmbH finden Sie unter: www.brebau.de

Bremer Landesbank
Mit einem Geschäftsvolumen von rund 44 Mrd. Euro in 2008 und ca. 950 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Bremen und Oldenburg ist die Bremer Landesbank die größte Regionalbank zwischen Ems und Elbe. Sie nimmt gleichzeitig die Aufgaben einer Landesbank, einer Sparkassenzentralbank und einer Geschäftsbank wahr. Träger der Bremer Landesbank sind die Norddeutsche Landesbank mit einem Anteil von 92,5% am Stammkapital und das Land Bremen mit einem Anteil von 7,5%.