Übergreifendes ERP System

Die Nassauische Heimstätte Wohnungs- und Entwicklungs mbh – nachfolgend NH genannt - und die WOHNSTADT Stadtentwicklungs- und Wohnungsbaugesellschaften Hessen mbH - nachfolgend WSH genannt - bilden seit dem 01.01.2005 eine Unternehmensgruppe. Aus dieser Situation heraus erfolgte der Beschluss, im gesamten Konzern ein übergreifendes ERP System einzusetzen.  

Die WSH verwendet seit dem 01.01.1999 SAP R/3 zur Abbildung aller Geschäftsprozesse. Daher erfolgte die Entscheidung SAP R3 4.6c zukünftig in dem Gesamtkonzern zu nutzen. Die wohnstadtspezifischen Einstellungen – im folgenden „Hessen Template“ genannt, sind weitestgehend übernommen worden.

Die Herausforderung

Eine große Herausforderung in der Systemeinführung für das Gesamtunternehmen, bestand darin, die Geschäftsprozesse der NH abzubilden, ohne den laufenden Betrieb der WSH zu gefährden.  Des Weiteren musste evaluiert werden, inwiefern Funktionalitäten von SAP übernommen und an welcher Stelle Funktionen durch Schnittstellen mit anderen Softwarelösungen realisiert werden müssen.

Vordergründige Projektziele

Geschäftsprozesse im Rahmen der Immobilienverwaltung, die in der NH und WSH prinzipiell gleich sind, sollten vereinheitlicht werden. Geschäftsprozesse, welche im Hessen Template nur mit unverhältnismäßigem Aufwand abzubilden sind, sollten durch eine SAP Anbindung von Drittprodukten ausgeführt werden. Ein weiteres Ziel war die Optimierung des Hessen Template um den EDV Betrieb des Bereiches Nord nachhaltig zu verbessern.

Datenübernahme

Für den Übergang zu dem neuen einheitlichen ERP System musste der Datenbestand des Vorgängersystems Wohndata analysiert und quantifiziert werden, um alle relevanten Daten zu selektieren und in das neue System zu integrieren. Bevor die Daten übernommen werden konnten, mussten sie an die Zielstruktur angepasst werden.

Dies wurde in Abstimmung zwischen der Immologis GmbH und der NH durchgeführt.

Was hat sich für die Mitarbeiter der NH nach der Einführung eines einheitlichen Systems geändert?

Durch das einheitliche SAP basierte ERP System, werden alle Geschäftsprozesse der gesamten Unternehmensgruppe konsistent abgebildet. Dadurch ist eine optimale, transparente Immobilienverwaltung ermöglicht worden. Ein gutes Beispiel für eine effiziente Ressourcenverwaltung ist mit der auf SAP basierten Handwerkerkopplung gegeben.

Handwerkerkopplung

Die Handwerkerkopplung ist eine integrierte Lösung, die es ermöglicht Reparatur- und Instandhaltungsaufträge effizient und Kosten sparend zu verwalten und abzuwickeln. Von der Beauftragung, über den Rechnungseingang bis hin zur Rechnungsprüfung kann der Auftrag vollautomatisiert durchgesteuert werden. Dabei ist der prozentuale Anteil zu prüfender Rechnungen nach Gewerken, Lieferanten und Wertgröße individuell gestuft einstellbar. So kann z.B. eingestellt werden, dass 5% der Rechnungen unter 150€ geprüft werden, oder dass für bestimmte Gewerke oder Lieferanten eine 100% Prüfung vorgesehen ist.

Insgesamt kann so die Anzahl der zu prüfenden Rechnungen gesenkt werden, bei gleichzeitig verbesserter Qualität der Prüfung.