VBW Bauen und Wohnen GmbH

Wohnungsbauunternehmen sind bei der Vermarktung ihrer Immobilien auf aussagekräftige, ansprechende Unterlagen und schlanke Prozesse angewiesen. Eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf die Anfragen des Kunden ist Vorraussetzung für erfolgreiche Vermietungen.

Wettbewerbsvorteil durch funktionalen Internetauftritt

Um schnellstmöglich auf Kundenanfragen reagieren zu können, nimmt vor allem das Internet einen immer größeren Stellenwert ein. Derjenige, dessen Webauftritt einen hohen Informationswert und Kundennutzen aufweist, kann einen enormen Wettbewerbsvorteil generieren. Im Internet hat der Interessent die Möglichkeit, sich Tag und Nacht bequem von zu Hause aus über die Leistungen des Wohnungsbauunternehmens zu informieren und Kontakt zu den Unternehmen herzustellen.

Das Portal-Projekt startete als Teilprojekt der SAP-Gesamteinführung im Sommer 2004. Die OctaVia AG entwickelte hierfür den bereits auf dem eigenen Entwicklungsportal aufgebauten Prototyp weiter.

Maßgeschneiderte Benutzeroberfläche

Die Flexibilität des SAP Enterprise Portals ermöglicht eine perfekte Anpassung der Benutzeroberfläche an die Bedürfnisse der VBW. Egal ob ein Mitarbeiter der VBW oder ein Mietinteressent auf das Portal zugreift, finden sie immer die Benutzeroberfläche vor, die sie mit allen notwendigen Informationen und Funktionen versorgt (Rollenbasierte Nutzeroberfläche).

Was wird wirklich benötigt?

In mehreren Workshops wurde in Zusammenarbeit zwischen OctaVIA und der VBW evaluiert, welche Funktionen der SAP Interessentenverwaltung sinnvoll und notwendig sind, um die Anforderungen der VBW erfüllen. Ein zentrales Thema waren hier natürlich die Benutzeroberfläche und die Funktionalitäten für Kunden und Mitarbeiter.

„Was gibt der Kunde bei der Wohnungssuche über das Internet von sich und seinen Wünschen der VBW preis und was bekommt der Kunde im Gegenzug von der VBW als Serviceleistung?“

Die VBW entschied sich dafür, die Suche nach freien Wohnungen ohne Anmeldung (und somit ohne Angabe persönlicher Daten) anzubieten. Der Kunde kann die Suche nach verschiedenen Kriterien (z.B. Stadtteil, Größe, Mietpreis, Ausstattung) durchführen und erhält eine Übersicht über die passenden Objekte inklusive Bildern und Grundrissen.

Exposés nur nach Anmeldung

Die Erstellung von Exposés im PDF Format funktioniert nur nach Anmeldung und Vergabe eines Benutzernamens. Diese Hürde hat die VBW bewusst eingebaut, um ernsthafte Interessenten gezielt ansprechen zu können.

Sind die User bereit, ihre persönlichen Kontaktdaten preiszugeben?

Dies war eine berechtigte Befürchtung seitens der VBW, welche sich aber schon in den ersten Tagen nach Produktivsetzung zerstreut hatte. Innerhalb von nur einer Woche hatten sich schon 38 Interessenten im Portal registriert und es kam häufig zum Mietvertragsabschluss. Die Suche ohne Registrierung wurde natürlich entsprechend häufiger genutzt, so dass nach 4 Wochen bereits 257 Suchen durchgeführt wurden.

Was hat sich für die internen Mitarbeiter der VBW geändert?

Neben den Vorteilen für die Kunden hat sich natürlich auch für die Mitarbeiter einiges geändert. Die tägliche Vermittlungsarbeit wurde beschleunigt und erleichtert, da alle relevanten Informationen nach nur einer Anmeldung bereit stehen. Portallösungen sind rollenbasiert, d.h. der Anwender erhält nach der Anmeldung am Portal die auf ihn zugeschnittenen Informationen, Anwendungen und Funktionen.

Systemintegration

Durch die portalgestützte Nutzung der SAP-Interessentenverwaltung ist es möglich, andere Systeme und Informationsquellen mit einzubeziehen. Dies ermöglicht z.B. die Darstellung der herkömmlichen SAP Objektdaten, erweitert durch Bilder, Grundrisse, Stadtpläne, Umfeldinformationen etc.